退職する場合には、お世話になった関係各所へ自分の口で挨拶して回ることになります。
基本的には直接報告するのがマナーとされているのですが、退職を取引先の担当者などに報告する場合は、
なかなか直接挨拶に伺うのは難しいこともあるので退職メールのみで済ませることも多いです。
直接挨拶される場合はその場で話をすることもできるのですが、退職メールの場合はそうもいきません。
取引先であることも考えて、失礼にあたらないような返信メールを送る必要があります。
親しい場合はそこまで堅苦しくならなくても良いのですが、一応社外へ送るメールであることも考えて丁寧な言葉を選ぶようにしましょう。
実際にどんな文面を送れば良いのか迷ってしまいがちですが、基本的な例文を覚えておけば応用が効きます。
色々なケースを想定して、場面ごとに適した例文を挙げてみましょう。
退職メールへの返信例文
定年退職
まずは最も無難な退職理由である定年退職のケースでは、以下のような文面がおすすめです。
例文
いつもお世話になっております。
お忙しいところ、退職のご挨拶を頂戴しまして誠にありがとうございます。
これまで弊社を深く御贔屓いただき、感謝の気持ちで一杯です。
仕事以外でも様々なお話をさせていただき、私も常々楽しみにさせていただいておりました。
このような時間が無くなってしまうのは非常に残念ではございますが、
今後の第二の人生を謳歌されますことを心よりお祈りしております。
くれぐれもお体には十分にお気を付けいただき、ご自愛くださいますようお願い申し上げます。
これまで本当にお世話になりました。
ポイント
定年で退職する場合はおめでたいことでもあるので、失礼な言葉に過剰に注意する必要はありません。
最低限のマナーはしっかりと守り、目上の方への礼儀を感じさせる文面にするよう心がけましょう。
できれば返信メールに加えてこちらから挨拶の電話をしておくと、さらに印象が良くなるでしょう。
退職理由がわからない場合
次に、取引先の退職理由が分からない場合の返信メールの例を見てみましょう。
例文
いつもお世話になっております。
御多忙中のところ、丁寧に退職のご挨拶を下さり誠にありがとうございます。
これまで弊社と長きにわたってお付き合いしていただき、様々な場面で助けていただきました。
今後はお力添えを頂けなくなると思うと、非常に残念でなりません。
今後は引き続き成果を上げていけるよう、後任の方と協力して尽力して参りたいと存じます。
今後の更なるご健勝とご活躍をお祈り申し上げるとともに、お体には十分にお気を付け下さるようお願い申し上げます。
長らくのお付き合い、誠にありがとうございました。
ポイント
退職するには転職や自己都合など様々な理由が考えられますが、取引先が相手ではその理由まで知ることは難しいでしょう。
退職理由は敢えて聞かなくても良いことですし、返事を送るうえでは必ずしも必要ではありません。
付き合いがあった人の退職理由は気になるところではありますが、メールではそういったデリケートな事情には触れない方が賢明です。
親しくしていた場合には、退職メールとは別にプライベートのメールや電話などでやり取りするようにしましょう。
会社のパソコンなどに送られてきた社外メールは、上司やセキュリティ担当者などが内容をチェックすることもあります。
もしプライベートな内容を記載していると、適切ではないとして上司に注意を受けてしまう可能性もあるので避けておいた方が良いでしょう。
あくまでもマナーに則った、会社の代表として取引先へ送るメールとして相応しい内容にしておくことが大切です。
返信はできるだけ早めに
退職メールを受け取ったら、できるだけ早く返事をするのがマナーです。
特に相手が取引先の人の場合、会社と会社という関係性になるため、
自分が返事を忘れていると会社のメンツを潰してしまうことになります。
場合によっては、相手の最終出社日に送信されてくることもあるので、
受け取ったらすぐに返事を送らないと相手に見てもらえない可能性もあります。
メールに気付いたらすぐに返信するくらいでちょうど良いので、後回しにすることなく返信するようにしましょう。
返信には特に明確なルールはない
ちなみに、返信メールに記載する内容に明確なルールなどはありません。
マナーさえ守っていれば基本的にはどんな内容でも構わないので、自分の気持が十分に感じられる文面にするのがポイントです。
これまでお世話になったことへのお礼や思い出、一緒に仕事をしたことで勉強になったことなどを丁寧に記すことで、
自分の誠意が伝わりやすくなります。
また、相手が退職してしまうことで、これまで通りに相手と話したり一緒に仕事をする時間が無くなってしまいます。
それを残念に思っていることを伝えるのも、相手にとっては嬉しいことです。
まとめ
このように、退職メールが届いたら様々なポイントに注意しつつ返事を送ることが欠かせません。
退職メールは正式な報告に近い存在なので、砕け過ぎた文面よりもきちんとした丁寧な言葉で記すようにしましょう。
