4月に新入社員として入社し、新しいスタートを切った方も多いのではと思います。 オフィス系の仕事であれば、新入社員に任せられがちなのが電話応答ですね。
でも、相手の声が聞き取りづらかったり、早口だったり、 電話を聞き取るのに必死過ぎてメモを取れずに名前を忘れてしまったり……。 慣れてくれば、決まった取引先なら声だけでもわかったりするものですが、 慣れるまではやはり分からなければ都度聞き返して確認を取る必要があります。 分からないまま進むのはNGです。
では、聞き返すにはどのような言い方だと失礼に当たらないのか？というのを 一緒に確認していきましょう。 慣れるまでは、気になる表現をそのまま、見えるところに控えておくと尚良しです。
ビジネスの電話で相手の名前が聞き取れないとき
相手の名前などが、電話が遠くて聞き取れないときがありますね。 取次に必要な項目が聞こえなかった場合は、 そのままにせず、必ず聞いてから取次をすることが大切です。
はじめに電話を取ったときに最低限聞いておくべきこととしては、
・相手の会社名 ・相手の名前 ・自分の会社の担当者名（誰宛か）
このあたりが確認できれば、殆どの場合取次はスムーズに行なえます。
相手の方から要件を言われることもありますので、 その場合、余裕があればできる範囲でよいのでメモをしておき、取次の際に伝えると良いです。 ただ最初のうちはあまり余裕もないと思いますので、上に挙げた３つを確実に聞き取れるようにしていきましょう。
ビジネスの電話で取り次ぎ先の担当者の名前を聞きたい時
取次先の担当者、つまり自分の会社の誰宛なのか？ということは 取次の際に基本的に必要ですので、聞き取れない場合は必要があります。
「〇〇さんいらっしゃいますか？」等と聞かれたときに、「〇〇さん」の部分が聞こえなかった場合ですね。
スマートな聞き方としては、 「恐れ入りますがもう一度、誰にお取り次ぎいたしましょうか？」 と言った感じが良いです。
枕詞として、「恐れ入りますが」「失礼ですが」等を入れると柔らかく伝わりますので意識をしてみてくださいね。
ビジネスの電話で相手の名前をもう一度！
相手の名前が聞き取れなかった場合でも、 「恐れ入りますが、もう一度お名前をお伺いしてもよろしいでしょうか」 等、きちんと聞き直して確認を取ることが大切です。
「お電話が遠いようで」などの言葉を添えるのも良いですね。 「電波が遠いようで」「電話機の調子が良くないようで」など電話のせいにしても良いでしょう。
また、ある程度聞き取れたような気がするけれども自信がない、ということもあると思います。 その場合は「〇〇様でよろしいでしょうか」と確認をするようにお聞きすると 間違っていた場合は強調して訂正してくれるので間違いがありません。
漢字を聞く、というのも間違いがない方法です。 実際、担当者が不在で電話メモを残す場合は、漢字を聞いておいたほうが便利です。 メモ自体はひらがなやカタカナでも問題はありませんが、余裕があれば聞き方のバリエーションとして覚えておきたい方法と言えますね。
まとめ
電話の取次での名前の確認方法、聞き返し方を見てきました。 入社して間もない頃は失敗することも多々あるかと思いますが、 失敗したときに、次はどうすれば失敗しないかというのをしっかり考えていくと 上達も早いかと思いますよ。
ただ、あまり何度も聞き返すのも気が引けるということもあると思いますので どうしても聞き取れなかったら「会社名が聞き取れませんでした」等と、取り次ぐ際に伝えておきましょう。
慣れるまで大変かもしれませんが、最初から上手くはとれなくても大丈夫です。 周りの先輩も参考になるかと思います。 今回の記事を参考に、少しずつ慣れていってくださればと思います。
