会社を退職する際、会社の方たちに、お世話になったことへの感謝の気持ちや
お別れの気持ちを言葉にして伝えてきちんと挨拶をしてから去ることが
社会人としても人間としても大切なことです。
しかし社内ではお礼やお別れの挨拶をきちんと口頭で伝えることができても全社員がその時に車内にいるとは限りません。
また取引先や提携先、顧客である社外の方にはどのように挨拶をすればよいのでしょうか。
以前は退職後にはがきを出すなどをして挨拶をしていたものですが、
最近は口頭では伝えられない相手にビジネスでは欠かせないツールのメールを利用して
感謝の気持ちやお別れの挨拶をすることが多くなってきました。
ではどのようなタイミングで、どのような文面、宛名でメールを送ればよいのでしょうか。
退職メールを社外へ送るタイミングは？
退職が決まってから実際に退職の日になるまでは日にちがありますが、
退職することが社内で周知されれば社外の方々にメールを送るようにします。
公表されずに社内でもまだわからないうちに社外に送ると社内の方にも失礼にあたります。
しかし退職まであまり日がないタイミングで社外の方々に退職メールを送ると「現在している仕事はどうするのか」
などと思われてしまう可能性もあるので、できれば2、3週間前には送信するようにします。
※余談ですが、実際にギリギリに出して「引き継ぎは大丈夫なんですか？」と心配されたことがあるので
できれば間際ではなく、ある程度余裕を持って出したほうが良いのかもしれません。
では実際に例文を見ながら解説していきましょう。
例文
株式会社○○ 田中様
お世話になっております。××株式会社の佐藤です。
突然ですが、このたび一身上の都合で、9月30日をもちまして退職いたします。
在職中はお世話になりまことにありがとうございました。
後任は高橋というものが務めさせていただきますので、変わらぬご指導のほどよろしくお願いいたします。
末筆ではありますが皆様のご健康とご活躍を心からお祈り申し上げます。
佐藤
退職メールを社外へ出すときに大事なこと
いつ退職するのか
社外に出す退職メールは社内の方たちへの挨拶やメールとは異なり、
取引先など外部の会社に出す退職メールは自社の信用を損なわないようにすることと不安材料を残さないようにすることが大切です。
そして必ず明記しなければいけないことは「いつ退職をするのか」ということです。
1週間後と1か月後とでは相手にとっても引き継ぎや心づもりに違いが出てくるのでできるだけ余裕のあるタイミングで送るようにし、
日にちもきちんと明記します。
後任者の名前
また後任者の名前もしっかり明記することが必要です。
本来なら後任者と一緒に退職の挨拶に伺い、後任者の紹介も済ませてから退職をするのがベストですが、
そのような時間や機会がない場合にはメールにしっかりと名前を明記し、相手が不安にならないようにすることが大切です。
理由は書かなくてOK
さらに退職の理由などの詳細は書かずに「一身上の都合で」ということにします。
そして今後の私的な連絡先などは淹れずに相手先の今後の活躍や皆様の健康を祈る言葉で結び、
最後はフルネームで名前を入れます。
実際に会って挨拶できるか
もし後日改めて伺うことができるならその旨も記載して下さい。
うかがうことができない場合は
「本来ならばお伺いをしてご挨拶をすべきところメールでの連絡となり申し訳ありません」
といったお詫びの言葉を入れておきます。
ポイント
大切なポイントは「退職日」「後任者の紹介」「お世話になったお礼」です。
この3つのポイントは必ず入れるようにします。
それに相手様との思い出やエピソードがあれば一言添えて書くことで相手様の心に残るメールとなります。
件名や宛名について
メールの件名は「退職のご挨拶」で構いません。
宛先についてはご存知かもしれませんが、
TO、CC、BCCの３つがあり、TOは個人的に名指しで送る場合で「あなたに送ります」の意味なので受け取った人は返信も必要です。
CCはTOの方に送ったので念のために見てくださいという意味で、CCで受け取った場合は返信が不要です。
BCCの場合は一斉送信の時に用いられ、他の受信者のアドレスも表示されないもので、返信はしてもしなくても良いというものです。
一斉送信の場合はBCCで
その中で社外に退職メールを一斉送信するときはBCCを用いるのが一般的です。
他の受信者のアドレスが表示されれば、同じ文面で一斉送信していることがすぐに分かってしまいますし、
受信者のプライバシーも知られてしまいます。
BCCを用いてひとりひとりの社員の名前を書くのではなく相手先の部署名で送るようにします。
担当者や個人宛に送る時はTOで
個人的な取引がある相手がある場合や、複数名でもメール内容に違いがあるなどの場合は個人的にTOを使って送信するようにします。
個人的にメールを送る方が感謝の気持ちを伝えやすく、また相手方にとっても好印象をもってもらえるので、
TOを使って個人的に送信することもメリットがあります。
まとめ
本来なら社内においてもどちらにおいても直接感謝の気持ちを述べてお別れをすることが一番良いのですが、
それができない時はメールで送ることも可能なので、
感謝の気持ちとをしっかりと伝えメールでお互いの会社の信用を損ねないよう気持ち良く終われるようにすることが大切です。
ほぼ最後の業務になるかと思いますが、気持ちよく会社を去れるように、文面を作ってみて下さい。
是非参考にしていただければと思います。
