新入社員の皆様の中には、電話当番を任されて慣れない電話に四苦八苦という方も少なくないと思います。 電話を取り次ぐ際に、相手先の社名はほぼ必ずと言っていいほど必要になりますが、 社名が長かったり、難しい名前だったり、あるいは失礼ながら相手の方の声が小さかったり……と言った感じで、 聞き取りづらいことがあるかと思います。
こういうときでも、やはり取り次ぎには必要になるので、できるだけ失礼に当たらないように聞き返したいところですが、 どう聞けば良いのでしょうか？ 一緒に確認していきましょう。
ビジネスの電話で社名が聞き取れない！？
短い社名ならまだしも、長かったり発音しにくかったり……という会社もありますし、 入社したてのうちは、聞き取れないことが多くて大変ですよね。
慣れてきたり、何度も取引先の名前を仕事の中で聞いていたりすると、聞き取りやすくなってくるものですが、 初めてかかってくる電話だと特に聞き取りづらかったりします。 でも、はじめのうちは皆慣れなくて大変なものです。 あまり自分を責めずに、少しずつ慣れていって下さい。
あまりに聞き取れない事が多いと、聞き直しても聞き取れそうにないと思ってしまうかもしれませんが、 慣れるためにもできるだけ聞き返すようにしてみることをおすすめします。
では、聞き返す時はどうすればよいのでしょうか？
電話で社名を聞き返す！どういう言い方が失礼にならない？
聞き方としては、
「失礼ですが、御社のお名前をもう一度頂戴できますでしょうか？」
と言った感じがスマートです。 枕詞に「失礼ですが」「恐れ入りますが」等をつけて聞くと良いです。
ちなみに確認ですが、「御社」は「おんしゃ」と読みます。 「ごしゃ」と読み間違えられることもありますが、正しくは「おんしゃ」です。
そして「御社」は話し言葉、「貴社」は書き言葉と言われます。
何故貴社と話さないのか？というのは、 「きしゃ」と打って変換していただければ分かるように、 「記者」「帰社」「汽車」「機車」……と、「きしゃ」と読む言葉がたくさんあるため、 話し言葉で使ってしまうと紛らわしくなってしまう、という理由があります。
「御社」というのも、ビジネスの場以外ではあまり使う機会がありませんが、 これからたくさん使うことになりますので、覚えておいてくださいね。
電話で相手の声が小さい時はビジネスではこういうコツもあります
聞き取れない原因が、失礼ながら相手の声の小ささということもありますね。 もちろんそれをはっきり言ってしまえるような状況にないことは多いですよね。
こういう時は、こちらが大きい声を出してしまうことが多いと思いますが、 それは殆どの場合逆効果になります。 どちらかと言えば、少しこちらも小さい声で話せば、 相手は少し大きな声で話してくれることが多いです。
いろいろなところで、相手は鏡、ということがよく言われますが、 自分が聞き取りたいために大きい声を出してしまうよりは、 こちらも小さい声で話したほうが、相手の方にも声が小さいことに気づいてもらいやすいのですね。
もちろん、電話機の音量を上げるのも良いですが、この方法なら電話越しでなく対面でも使うことができます。 思い出したときには是非お試しください。
まとめ
電話の声が聞き取れないのはあなたの能力が低いから、と言うよりは、慣れの問題が大きいです。 余裕が出てくれば聞きながら走り書きでメモする事もできると思いますが、はじめはとにかく慣れるためにも 出来る限りたくさん電話を取り、場数を踏んでいくのが、面倒なようで一番早いです。
電話を取ったら、慌てずに集中して聞くことが大切です。 今回の記事が何かの参考になれば幸いです。
